OmniFocus Alternative Mac: wenn die Arbeit in Ketten kommt

Was OmniFocus wirklich gut kann

OmniFocus von The Omni Group aus Seattle ist eine vollständige GTD-Aufgabenverwaltung für Apple-Geräte, und an ihr misst sich fast jede OmniFocus Alternative für den Mac. Es erfasst über ein globales Kürzel für Quick Entry in eine Inbox, ordnet Aktionen in Projekte, Ordner und Tags ein und gibt jeder Aktion drei Arten von Datum: Defer, ab wann sie verfügbar ist, Planned, wann du daran arbeiten willst, und Due. Forecast stellt datierte Arbeit neben deinen Kalender, Review legt dir jedes Projekt nach Plan wieder vor, und Mail Drop macht aus einer E-Mail eine Aktion. Die aktuelle Mac-Version ist 4.9.3 vom 8. Oktober 2026, und seit 4.9 braucht sie macOS 15.2 oder neuer. Zu Hause ist OmniFocus auf omnigroup.com.

OmniFocus regelt die Reihenfolge innerhalb eines Projekts. Ein Projekt oder eine Aktionsgruppe kann sequenziell sein, dann ist nur die erste unerledigte Aktion verfügbar und der Rest wartet, bis er dran ist, oder parallel. Gruppen lassen sich ineinander verschachteln, und ein Projekt kann auch eine Liste einzelner Aktionen sein. Pro bringt eigene Perspectives, den Focus-Modus und Automatisierung: AppleScript auf dem Mac und JavaScript-Plug-ins mit Omni Automation auf allen Plattformen. Seit 4.9 kann OmniFocus außerdem Apple Intelligence für ein optionales Erkennen von Datumsangaben nutzen, noch als Beta markiert, und Plug-ins mit Omni Automation können Apples Foundation Models auf dem Gerät aufrufen.

Eine Lizenz gilt für Mac, iPhone, iPad, Apple Watch und Vision Pro, und die Synchronisierung läuft über den kostenlosen Omni Sync Server mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder über deinen eigenen WebDAV-Server. Eine Standard-Lizenz für v4 kostet einmalig 74,99 Dollar, Pro einmalig 149,99 Dollar, und das Abo kostet 99,99 Dollar im Jahr, mit Pro überall plus der Web-App. Die Testphase dauert 14 Tage, und Omni gibt 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

Wenn du einen wöchentlichen Review machst, in Perspectives lebst und auf iPhone und Watch erfasst, ist OmniFocus das System, und du solltest es kaufen. Die Alternativen unten sind für Leute mit einem engeren Problem: zu sehen, was vor was passieren muss und was heute beginnen kann.

Warum Leute trotzdem suchen

Der Preis, und die Trennung in Pro. OmniFocus kostet 74,99 Dollar für Standard, und die Funktionen, wegen derer Power-User kommen, eigene Perspectives und Automatisierung, stecken in der Pro-Lizenz für 149,99 Dollar oder im Abo für 99,99 Dollar im Jahr. Der Webzugang kostet Lizenzbesitzer noch einmal 49,99 Dollar im Jahr. Im Forum von Mac Power Users wurde 2023 eine Alternative schlicht dafür gelobt, "abofrei" zu sein.

Das System kann mehr Zeit kosten, als es spart. Ein Thread bei Mac Power Users von 2021 sagte es ohne Umschweife: "Du verbringst mehr Zeit damit, festzulegen, was zu tun ist, als damit, es zu tun", und die Antworten schickten den Fragenden zu Things, Todoist oder Erinnerungen. Ein Thread von 2023 im selben Forum nannte OmniFocus überladen und schwer zugänglich.

Die Reihenfolge endet am Rand eines Projekts. OmniFocus ordnet Arbeit, indem ein Projekt oder eine Aktionsgruppe sequenziell wird, und Gruppen lassen sich verschachteln, die Reihenfolge ist also eine Gliederung innerhalb eines Projekts. Wer eine Aufgabe auf Arbeit in einem anderen Projekt warten lassen muss, oder auf Aufgaben in verschiedenen Zweigen dieser Gliederung, fragt im Forum von Omni mindestens seit 2020 danach und bekam Umwege: ein Tag Waiting, eine Platzhalteraufgabe, ein Skript oder einen Hinweis auf OmniPlan.

Es läuft nur bei Apple, und die Mindestversion steigt. "OmniFocus Alternative für Windows", "für Android" und "für Linux" tauchen alle in den Suchvorschlägen auf, und außerhalb von Apple-Geräten bleibt nur die kostenpflichtige Web-App. Auf dem Mac hob OmniFocus 4.9 die Voraussetzung im September 2026 auf macOS 15.2 an. Ein Nutzer im GTD-Forum, dessen ältere Macs im Oktober 2025 schon 4.8.3 nicht mehr ausführen konnten, wechselte zu Things 3 und baute alles von Hand neu auf, bevor er Wochen später zurückkam.

Was macOS längst kostenlos kann

Erinnerungen ist kostenlos, schon auf jedem Apple-Gerät und deutlich stärker als früher. Die App hat seit macOS 12 Monterey Tags und intelligente Listen, seit macOS 14 Sonoma Abschnitte und eine Spaltenansicht, und seit macOS 15 Sequoia erscheint eine Erinnerung mit Datum und Uhrzeit im Kalender mit einem Kästchen zum Abhaken. Intelligente Listen filtern über alle Listen nach Tag, Datum, Uhrzeit, Priorität, Markierung oder Ort, und macOS 26 Tahoe bringt Vorschläge von Apple Intelligence, die aus einer E-Mail, einer Webseite oder einer Notiz Erinnerungen machen und eine Liste für dich in Abschnitte sortieren.

Erinnerungen hört dort auf, wo die Reihenfolge beginnt. Es gibt Unteraufgaben, aber keine Vorstellung davon, dass eine Erinnerung auf eine andere wartet, und keinen Review-Zyklus. Kurzbefehle kann unter macOS 26 Modelle von Apple Intelligence auf dem Mac oder über Private Cloud Compute aufrufen, ein geduldiger Mensch könnte also "Absatz rein, Erinnerungen raus" zusammenbauen, aber das ist ein eigenes Projekt und keine Aufgabenverwaltung.

Wenn deine Listen kurz sind und nichts auf etwas wartet, probier Erinnerungen eine Woche lang aus, bevor du irgendwem Geld gibst. Wenn deine Arbeit in Ketten kommt, lies weiter.

Plexus: Aufgaben, die andere Aufgaben freischalten, geplant auf deinem Mac

Plexus ist ein Aufgabenplaner für den Mac, der deine Aufgaben als Graph hält: Jede Aufgabe kann auf andere warten, eine erledigte schaltet die nächste frei, und eine Liste Bereit zeigt alles, was du jetzt sofort beginnen kannst, über alle deine Abläufe hinweg. Apples Modell auf dem Gerät kann aus einem Absatz einen verknüpften Ablauf machen und die heutige Arbeit in die Stunden einpassen, die du hast. Plexus kostet einmalig 4,99 Dollar, mit 30 Tagen Test ohne Karte und ohne E-Mail, eine Lizenz von unserer Website gilt für bis zu 3 Macs, und es gibt die App im Mac App Store oder auf unserer Website. Sie braucht macOS 26, weil Apples Foundation Models das verlangen, und ist in fünf Sprachen verfügbar. Deine Aufgaben verlassen den Mac nie: Plexus sendet anonyme Nutzungszahlen, die an eine zufällige Installations-ID gebunden sind, Absturzberichte und eine Abfrage der Einstellungen, und die Version von unserer Website prüft außerdem Lizenz und Updates online.

Plexus ist bewusst kein GTD-System. Es gibt keine Inbox zum Abarbeiten, keinen Review-Zyklus, keine Kontexte und keine Perspectives. Stattdessen übernimmt es den Teil von OmniFocus, der die Frage "Was kann ich beginnen?" beantwortet, gebaut um ein Bild der Arbeit statt um eine Liste.

Abhängigkeiten zwischen beliebigen Aufgaben, gezeichnet, wo du sie siehst

Ein Ablauf in Plexus ist eine Leinwand aus Aufgabenkarten, die Pfeile verbinden. Zieh vom Anschluss einer Karte zu einer anderen, und die zweite Aufgabe wartet auf die erste. Eine Aufgabe kann auf mehrere warten, und eine Aufgabe kann mehrere freischalten, parallele Zweige, die wieder zusammenlaufen, werden also genau so gezeichnet, wie sie passieren. Teilaufgabe hinzufügen macht eine übergeordnete Aufgabe, die wartet, bis alle ihre Teilaufgaben erledigt sind, die Blätter leuchten also zuerst auf. Jede Karte zeigt Bereit oder Wartet auf 2, und der Aufgabenbereich listet unter Blockiert von, worauf eine Aufgabe wartet, und unter Blockiert, was auf sie wartet. Eine Verknüpfung, die eine Schleife schließen würde, wird mit "Diese Verknüpfung würde einen Zyklus erzeugen." abgelehnt.

Das ist der Unterschied zu einem sequenziellen Projekt. In OmniFocus ist die Reihenfolge eine Gliederung: verschachtelte sequenzielle und parallele Gruppen innerhalb eines Projekts. In Plexus ist die Reihenfolge das, was du zeichnest: "Email the beta list" wartet sowohl auf den Release-Build als auch auf den Launch-Post, die Demo und die Fehlerbehebung laufen nebeneinander, und eine Aufgabe kann Aufgaben auf verschiedenen Zweigen freischalten, was eine Gliederung nicht abbilden kann. Als Baum anordnen räumt das Layout auf, ein Zweig lässt sich einklappen, und Widerrufen reicht 50 Schritte pro Ablauf zurück.

Die ehrliche Grenze: Eine Verknüpfung kann nicht von einem Ablauf in einen anderen reichen. Zwei Arbeiten, die sich gegenseitig blockieren, gehören in denselben Ablauf, und Abläufe sind eine flache Liste ohne Ordner. Plexus hat auch keinen Schalter "sequenziell" mit einem Klick. Du zeichnest die Reihenfolge, drückst Tab, um eine Aufgabe anzulegen, die auf die ausgewählte wartet, oder lässt das Modell sie zeichnen.

Einen Absatz einfügen, einen Ablauf mit fertiger Reihenfolge bekommen

Die meisten Pläne beginnen als Text: ein Briefing, Besprechungsnotizen, eine Nachricht an dich selbst. In Plexus wählst du Neuer Ablauf…, fügst den Text in Für die KI beschreiben ein und drückst Mit KI erstellen. Apples Modell auf dem Gerät zieht die Aufgaben heraus, schätzt, wie lange jede dauert, und verknüpft sie in der Reihenfolge, die der Text nahelegt: Blickwinkel vor Gliederung, Gliederung vor Folien, Demo vor Folien, Probe zuletzt.

Der Dialog sagt Läuft auf diesem Mac, und so ist es: Der Text wird nirgendwo hingeschickt.

Dasselbe Modell arbeitet auch in kleineren Dosen. Teilaufgaben erzeugen zerlegt eine Karte in konkrete Schritte, und die Schnellerfassung, mit Befehl-Umschalt-Leertaste aus jeder App, legt eine Zeile in den Ablauf, den du wählst, macht aus einer Angabe wie "on Nov 1" das Fälligkeitsdatum und fragt das Modell, wo die neue Aufgabe hineinpasst. Plexus merkt sich, welche Verknüpfungen das Modell gezogen hat, und ein späterer KI-Durchgang entfernt nie eine Verknüpfung, die du von Hand gezogen hast.

Die ehrliche Grenze: Die KI braucht Apple Intelligence, also einen Mac mit Apple Silicon, auf dem es eingeschaltet ist. Auf einem Intel-Mac oder mit ausgeschaltetem Apple Intelligence läuft Plexus im manuellen Modus und sagt das in einem Hinweis: Du baust und verknüpfst Abläufe von Hand, und alles Manuelle funktioniert, aber Mit KI erstellen, Teilaufgaben erzeugen, KI-Schätzungen und das automatische Verknüpfen fallen weg, und aus Meinen Tag planen wird Tag zusammenstellen. Ein Durchgang liest etwa 12.000 Zeichen. Ab 40 Aufgaben hören die Schätzungen auf und das Modell verknüpft jeden Stapel von 40 für sich, und Aufgaben, die du direkt auf der Leinwand anlegst, bekommen keinen KI-Aufruf.

Bereit listet jede Aufgabe, die du beginnen kannst, über alle Abläufe

Wo OmniFocus in jeder Perspective zeigt, was verfügbar ist, hält Plexus eine Liste: Bereit. Eine Aufgabe erscheint dort, wenn sie nicht erledigt ist, jede Aufgabe, auf die sie wartet, erledigt ist und jede Teilaufgabe darunter erledigt ist, und dieselbe Regel steuert die Chips auf den Karten und den Aufgabenbereich, die drei sind sich also nie uneinig. Bereit sortiert nach Ablauf, Fälligkeit, Priorität oder Schätzung, und eine Gruppe Heute heftet Aufgaben, deren Beginndatum gekommen ist, oben an, in der Reihenfolge des Tagesplans, den du übernommen hast. Wenn nichts beginnen kann, sagt Bereit, warum: Alles ist erledigt, alles wartet, oder heute beginnt nichts.

Ein Datum unter Beginn übernimmt die Aufgabe des Defer-Datums von OmniFocus: Die Karte bleibt auf der Leinwand, aber die Aufgabe bleibt aus Bereit heraus, bis ihr Tag kommt. Aufgaben können sich über Wiederholen jeden Tag, an Werktagen, wöchentlich, monatlich oder eine feste Zahl von Tagen nach dem Erledigen wiederholen und eine Checkliste mit kleinen Schritten tragen. Bereit liegt außerdem als Widget in drei Größen auf dem Schreibtisch, mit einem Häkchen in jeder Zeile, und Kurzbefehle kann eine Aufgabe anlegen, die bereiten Aufgaben abrufen, eine erledigen oder einen Ablauf öffnen. Fälligkeitserinnerungen kommen am Fälligkeitstag zu einer Uhrzeit, die du wählst, standardmäßig um 9:00, und eine optionale Tägliche Übersicht sagt dir, was bereit ist.

Die ehrliche Grenze: Es gibt keine eigenen Ansichten. Plexus hat die Leinwand, Bereit mit vier Sortierungen, einen Farbfilter, die Suche über alle Abläufe und das Archiv, und nichts wie eine Perspective. Eine Aufgabe hat eine Farbe und eine Priorität, keine benannten Tags, und jede fällige Aufgabe wird zur selben Stunde erinnert, ohne Alarm pro Aufgabe.

Meinen Tag planen passt bereite Arbeit in die Stunden, die du hast

Meinen Tag planen, oben in Bereit, fragt, wie viel Zeit du hast, von 30 Minuten bis 8 Stunden oder eine Zahl, die du eintippst, mit 4 Stunden als Vorgabe. Das Modell ordnet deine bereiten Aufgaben, und Plexus' eigene Rechnung entscheidet, was passt: Die Aufgaben über der Linie Danach reicht die Zeit nicht passen in deine Stunden, wobei eine Aufgabe ohne Schätzung als 30 Minuten zählt, der Rest wartet darunter, und die Fußzeile sagt, wie viele heute nicht passen. Diesen Plan übernehmen macht aus dem Ergebnis die Gruppe Heute in Bereit, in dieser Reihenfolge. Mit ausgeschaltetem Apple Intelligence heißt die Schaltfläche Tag zusammenstellen und behält die aktuelle Sortierung der Liste statt einer KI-Reihenfolge.

OmniFocus hat ein Feld für die geschätzte Dauer und Forecast, und die Dokumentation von Omni beschreibt keine Funktion, die die Arbeit eines Tages in ein Zeitbudget einpasst.

Die ehrliche Grenze: Plexus liest und schreibt deinen Kalender nicht. Meinen Tag planen kennt die Stunden, die du ihm gibst, nicht die Termine darin, und es liefert eine Reihenfolge, keine Zeitblöcke auf einer Zeitachse.

OmniFocus und Plexus im Detail

OmniFocus gewinnt bei Reichweite und Tiefe: jedes Apple-Gerät, verschlüsselte Synchronisierung, Review, Perspectives, Mail Drop und eine Automatisierung, die tief genug ist, um ein ganzes System darauf zu bauen. Plexus gewinnt bei der Form der Arbeit: Abhängigkeiten, gezeichnet zwischen beliebigen Aufgaben eines Ablaufs, ein Absatz, der auf dem Mac zum Plan wird, eine Liste Bereit, ein Tag, der in deine Stunden passt, und ein Fünfzehntel des Standard-Preises, einmal bezahlt.

Weitere Alternativen

Things 3 von Cultured Code kostet einmalig 49,99 Dollar auf dem Mac, Version 3.24.1 vom September 2026, ab macOS 13.3, mit 15 Tagen Test von der Website des Entwicklers. Die Apps für iPhone und iPad werden getrennt verkauft. Things ist das übliche Ziel für Leute, die OmniFocus verlassen, mit weit weniger Maschinerie, die gepflegt werden will. Things hat keine Abhängigkeiten, und sein eigener Import aus OmniFocus macht aus verschachtelten Aktionen einzelne To-dos.

Todoist ist im Tarif Beginner kostenlos, mit 5 Projekten und 3 Filtern, und Pro kostet 5 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung oder 7 Dollar monatlich. Es läuft auf allen Plattformen, und die bezahlten Tarife bringen KI-Funktionen wie Task Assist und unbegrenztes Ramble. Nimm es, wenn du zwischen Windows, Android und einem Mac arbeitest oder Projekte mit anderen teilst.

TickTick ist kostenlos für bis zu 9 Listen mit je 99 Aufgaben, und Premium kostet 49,99 Dollar im Jahr, mit Kalenderansichten. Es läuft ebenfalls auf allen Plattformen und bringt Kanban-Boards mit, was zu Leuten passt, die in Spalten denken.

Für den Rest des Feldes vergleicht Produktivitäts-Apps für den Mac Werkzeuge für Aufgaben, Fokus und Zeit nebeneinander, und On-Device-KI-Apps für den Mac behandelt die Apps, die ihre KI vom Netz fernhalten.

Wann OmniFocus die richtige Wahl bleibt

Bleib bei OmniFocus, wenn du auf einem iPhone oder einer Apple Watch erfasst, denn Plexus hat dort keine App und keine Synchronisierung. Bleib, wenn ein wöchentlicher Review das Herz deines Systems ist, wenn du auf eigene Perspectives, Tags oder Forecast setzt oder wenn deine Mails über Mail Drop in die Aufgabenliste kommen. Bleib, wenn Plug-ins mit AppleScript oder Omni Automation deinen Ablauf steuern oder wenn du die 11 Sprachen von OmniFocus auf dem Mac brauchst. Und wenn du schon eine Lizenz für v4 besitzt, ist jedes Update von 4.x bezahlt, das Geld ist also ausgegeben.

Der Umstieg von OmniFocus

1. Entscheide, was umzieht. Plexus passt zu aktiven Projekten mit echter Reihenfolge darin, nicht zu einem Rückstau von 400 Aktionen. Such die Projekte aus, bei denen "Was kann ich beginnen?" die schwierige Frage ist.
2. Exportiere aus OmniFocus auf dem Mac mit File > Export, als Plain Text oder CSV. Klapp vorher alles auf, denn der Export folgt der aktuellen Ansicht.
3. Füge jedes Projekt in Neuer Ablauf… ein und drück Mit KI erstellen. Das Modell liest den Text, legt die Aufgaben an und verknüpft sie in der Reihenfolge, die der Text nahelegt. Datumsangaben, Tags und Notizen kommen auf diesem Weg nicht mit, und ein Durchgang liest etwa 12.000 Zeichen, füge also ein Projekt nach dem anderen ein.
4. Prüf die Pfeile auf der Leinwand, lösch jede falsche Verknüpfung und zeichne die, die das Modell übersehen hat. Deine Verknüpfungen entfernt ein späterer KI-Durchgang nie.
5. Trag die Datumsangaben nach, die zählen: Beginn für das, was früher zurückgestellt war, Fällig für Fristen und Wiederholen für alles, was wiederkehrt.
6. Behalte OmniFocus für das, was Plexus nicht kann, etwa das Erfassen auf dem iPhone, oder leg es still, sobald sich Bereit eine Woche lang bewährt hat.

Perspectives, Review-Termine, Tags, Anhänge, Wiederholungspläne und Automatisierung kommen nicht mit, und OmniFocus hat keinen OPML-Export, der OPML-Import von Plexus hilft hier also nicht. Notizen auf dem Mac in Aufgaben verwandeln, Funktion für Funktion geht jeden Schritt in Plexus durch.

Wenn du eigentlich vor allem bei einer Aufgabe bleiben willst, sobald du sie ausgesucht hast, hält Anchored die Aufgabe von heute und ihren Timer in der Menüleiste, wie ein Menüleisten-Aufgabentimer für Mac zeigt, und Tally sagt dir hinterher, wohin die Stunden gingen. Die besten Mac-Apps bei ADHS stellt Plexus und Anchored nebeneinander.

Im Vergleich

Wähl nach dem, was scheitert. Wenn das Erfassen unterwegs scheitert oder eine Review-Gewohnheit, die die App durchsetzen soll, ist es OmniFocus, und nichts anderes hier kommt heran. Wenn es das Gewicht des Systems ist, sind Things 3 oder Erinnerungen die leichtere Antwort. Wenn es andere Menschen und andere Plattformen sind, Todoist oder TickTick. Und wenn nichts vergessen geht, du aber trotzdem nicht sagen kannst, womit du anfangen sollst, weil die Arbeit in Ketten kommt, ist ein Graph, der den nächsten Schritt aufleuchten lässt, das Stück, das den Listen fehlt.

Preise und Funktionen am 30. Oktober 2026 geprüft.